Описание
На момент запуска проекта в компании отсутствовала единая автоматизированная система для управления проектной деятельностью. Учёт велся в основном вручную, с использование MS Office. Это создавало трудности в координации задач, мониторинге сроков выполнения проектов и обеспечении точной финансовой отчетности.
Изучив возможности специализированного ПО, компания приобрела решение «1С:РМ Управление проектами», и более года силами штатных сотрудников готовилась к внедрению. Чтобы ускорить процесс решено было привлечь интегратора с опытом в подобных проектах. Ранее специалисты Первого Бита успешно выполнили для ООО «ННГП» кейс по автоматизации финансового и управленческого учета, поэтому в первую очередь обратились к проверенным специалистам. Внедрение «1С:РМ Управление проектами» осуществила объединенная команда двух офисов Первого Бита – из Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода, в которую вошли рководитель проекта, аналитики и программисты.
Этапы выполнения проекта:
- Проведение обследования и описание бизнес-процессов заказчика
- Формирование требований к системе на основе потребностей компании
- Выявление функциональных разрывов
- Моделирование бизнес-процессов в системе
- Устранение функциональных разрывов с помощью доработок и кастомизации
- Обучение сотрудников компании работе с системой
- Подготовка к опытной эксплуатации
- Сопровождение
В приоритете было использование встроенных возможностей решения «1С:РМ Управление проектами», а не кастомизация. Команда заказчика осознанно подошла к проекту – программу выбирали долго и тщательно, детально изучив функционал, готовы были менять процессы под возможности программы. Это обеспечивает долгосрочную ценность внедрения и снижение затрат на поддержку.
В ходе проекта были внедрены следующие подсистемы продукта «1С:Предприятие 8. PM Управление проектами КОРП»:
Управление проектами
- Объемы и бюджеты: управление объемами работ и финансовыми ресурсами проекта
- Ресурсы проектов: планирование и распределение ресурсов, необходимых для выполнения проекта
- Работы и сроки: организация и определение сроков выполнения различных задач в проекте
Управление исполнителями
- Работа подразделений: согласование действий между подразделениями, участвующими в проекте
Управление портфелями
- Портфели и контрактация: управление портфелем проектов и оформление контрактов
Проект реализован с учетом возможности дальнейшего расширения и адаптации под бизнес-процессы заказчика, например:
- контроль сроков подчиненных задач, превышающих срок родительских задач;
- добавление возможности внесения корректировки в договорную/базовую версии, не затрагивая текущую.
Особенность проекта заключалась в большом количестве пользователей с разным набором прав и ролей, которых при обучении приходилось делить на группы (400 пользователей, из которых 350 работают с программой регулярно).
- Обучение проводили онлайн.
- Пользователей делили на группы по отделам и функциональным обязанностям.
- Практику в малых группах (5-6 человек) проводили в формате живых онлайн-сессий с практикой в общей базе и с обратной связью. Занятие включали демонстрацию, одновременное выполнение заданий, разбор ошибок и ответы на вопросы.
- Для больших групп, а также для руководящего состава организовали обучение через видеоинструкции и текстовые инструкции с таблицами и пояснениями, доступными для самостоятельного изучения. Пользователи и руководители могли возвращаться к этим материалам в любое время. Видеоинструкции дописывались и обновлялись по мере необходимости.
